Stilling: Evisdom > virksomhet >

Hva er Document Management Process?

Dokumentet behandling er et system hvor dokumenter er ordnet og lagret for fremtidig referanse. Denne prosessen kan være enkle, for eksempel når noen setter kvitteringer i en skoeske med liten eller ingen organisasjon. Prosessen kan også meget avansert, for eksempel når et selskap har utviklet et komplekst sett av skannere å samle, organisere og hus informasjon hentet fra pre-designede skjemaer som er tildelt referansenumrene før de blir katalogisert og arkivert i varehus. I begge tilfelle har de grunnleggende elementene i dokumentbehandling blitt vedtatt.

Generelt, dokumenthåndtering følger tanken om at dokumentene trenger å bli samlet inn, sortert og arkivert i henhold til noen type plan for et felles formål. I de fleste tilfeller er dokumenthåndtering ansatt fordi personen eller selskapet planlegger å bruke, må eller konto for framtidige behov for, opplysningene fra dokumenter. Informasjonen i disse dokumentene kan vanligvis være enhetlig eller gruppert etter noen type behov eller formål, for eksempel regnskap, historie, eller forskriftsmessige etterlevelse.

På en liten skala, gjelder alle individuelle skattyter dokumentet ledelsen prosessen når organisering skatt dokumenter for årlige arkivering. Generelt, dokumenter som er nødvendig for året blir gruppert i ett, enkelt å finne sted, for eksempel en mappe i et arkivskap. Samhaldet i dokumenter, for eksempel kvitteringer, består regninger, bidrag og skatteskjemaer, av den samlede kravet om å fullføre en årlig skatt form og har den nødvendige dokumentasjon for å støtte oppføringer på skatten skjemaet. Når avkastningen er arkivert og dokumentasjon er vedlagt, det resulterende bunt av informasjon og dokumenter er ofte plassert med tidligere års selvangivelser, organisert i henhold til året. Dette er en grunnleggende form for dokumentasjon ledelsen.

Document management kan også være komplisert, involvert, multi-steg, og dyrt. Spesielt med store selskaper som innhenter forbrukeren informasjon, er effektiv dokumenthåndtering kritisk. For eksempel har en finansinstitusjon ofte en investor fullstendig involvert, strenge papirarbeid før investering. Institusjonen kan kreves av regulerende myndigheter ikke bare å samle spesifikk informasjon fra klienten, men å organisere informasjon på en bestemt måte og vedlikeholde dokumentasjon på et tilgjengelig format for et angitt tidsrom. Følgelig kan det hende at institusjonen benytter en kompleks dokumenthåndtering prosess.

I et slikt eksempel, når selskapet mottar den første papirarbeid, det håndfaste Blanketten kan skannes inn et digitalt bilde og sendt til et nettverk av computer databaser for innsamling og organisering av informasjon. Det papirkopi kan da få tildelt et referansenummer, plassert i en boks i henhold til en dato og klokkeslett-stempel, og sendt til en lagerbygning som bruker sitt eget sett med dokumenthåndtering prosess. I tilfelle papirkopi er nødvendig å avklare en tvist eller tilfredsstille et regulatorisk krav, kan det være lett hentes fra et enormt arkiv av liknende papirarbeid.

----------------------------------
Forholde Artikkelen:
----------------------------------